Tijdelijke coronawet vervallen sinds 1 februari 2023

De afgelopen jaren hebben we met z’n allen in Nederland volop gebruik mogen maken van de zogenaamde ‘tijdelijke coronawet’. Het is u dan ook vast niet ontgaan dat deze noodwet is komen te vervallen sinds 1 februari 2023.

Gevolgen voor stichtingen

Het niet verlengen van de tijdelijke coronawet heeft niet alleen gevolgen binnen het notariaat, zoals voor de oprichting van een stichting, maar dit leidt ook tot veranderingen binnen de stichting. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld de mogelijkheid tot digitaal vergaderen of digitaal een akte of testament ondertekenen.

Een belangrijke verandering is dat de tijdelijke voorzieningen voor de stichting ten aanzien van de mogelijkheid tot het digitaal vergaderen zijn vervallen. Digitale vergaderingen zijn nu nog slechts mogelijk wanneer de statuten van de stichting dat toelaten. Dit kan betekenen dat de statuten van uw stichting gewijzigd dienen te worden.

Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen

Doordat de coronawet niet is verlengd, is het momenteel voor stichtingen niet mogelijk om vergaderingen uitsluitend digitaal plaats te laten vinden. Echter, hier komt verandering in als de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen wordt aangenomen.

Het is vanaf dat moment mogelijk om algemene ledenvergaderingen (ALV’s) en bestuursvergaderingen volledig digitaal te laten plaatsvinden. Het is uiteraard aan de stichting zelf om deze keuze te maken.

Drie opties om ALV’s en bestuursvergaderingen te laten plaatsvinden

Als de wet wordt aangenomen, dan heeft de stichting drie opties,namelijk dat de vergadering uitsluitend i) fysiek, ii) digitaal of iii) zowel fysiek als digitaal (hybride) plaatsvindt. Echter, voor het houden van een volledig digitale of hybride vergadering is het wel vereist dat de statuten van de stichting dit toelaten.

De voorwaarden van een digitale vergadering

Aan de digitale vergadering zijn uiteraard een aantal voorwaarden verbonden. Zo is het vereist dat de digitale vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling vormt van een fysieke vergadering. De digitale deelnemers moeten namelijk volwaardig kunnen participeren aan de vergadering.

Verder is het vereist dat de deelnemers met beeld én geluid participeren in de vergadering. Het idee hierachter is dat zij het woord moeten kunnen voeren indien nodig.

Tot slot geldt er een instemmingsvereiste. Dat houdt in dat de (bestuurs)leden vooraf moeten instemmen met de optie tot het laten plaatsvinden van digitale vergaderingen.

Stichting Oprichten adviseert u waar nodig

Bent u benieuwd of uw statuten momenteel een regeling bevatten met betrekking tot de digitale vergadering? Door middel van een ‘statuten scan’ kunnen we adviseren of uw statuten eventueel aangepast moeten worden.

Mocht u gebruik willen maken van onze diensten, neem dan gerust contact met ons op via 0320 247 394 of via onderstaand contactformulier. We helpen u graag!